Учет топлива. Чек-лист для бухгалтера
Учет топлива и других ГСМ — это настоящая головная боль бухгалтера. Нужно собрать подтверждающие документы, учесть установленные нормы, правильно отразить все операции как в бухучете, так и для налогообложения, чтобы потом ФНС не сняла расходы. Разберем особенности учета топлива, проблемы и способы их решения.
Путевые листы
Путевой лист — это основной документ, используемый для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Документ обязателен для автотранспортных организаций. Для остальных компаний оформление этого документа — это безопасный способ учета и контроля транспорта, водителей, ГСМ.
Законодательно утвержденной формы путевого листа не предусмотрено. Компания (ИП) может самостоятельно разработать шаблон этого документа или использовать унифицированную форму, которую необходимо отразить в учетной политике организации. На текущий момент документ оформляется в бумажной форме, однако с марта 2023 года можно будет формировать электронные путевые листы.
Для безопасного и обоснованного списания расходов на ГСМ на основании путевых листов в них должны быть указаны две группы реквизитов:
- Сведения необходимые для принятия путевых листов в качестве первичного учетного документа , это обычные «бухгалтерские» реквизиты: наименование документа, дата формирования, название компании (ФИО предпринимателя), описание операции, количественная и стоимостная оценка, должность ответственного сотрудника, его фамилия, инициалы и подпись.
- Специализированные реквизиты , наличие которых обязательно для путевых листов. Среди них: наименование и номер, срок его действия, сведения о собственнике транспортного средства, данные об автомобиле, информация о водителе и о перевозке.
При необходимости в самостоятельно разрабатываемой форме путевых листов можно разместить дополнительные реквизиты, которые необходимы для управленческих и иных нужд компании.
Срок действия путевого листа может быть установлен:
- один день, если водитель в течение смены совершает один или несколько рейсов;
- на период выполнения рейса, если он превышает продолжительность рабочего дня.
В документе необходимо зафиксировать следующие сведения о транспортном средстве :
- тип, марку, модель автомобиля;
- информацию о прицепе — при наличии;
- государственный регистрационный номер;
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде на рейс и по возвращению;
- дату и время осуществления предрейсового контроля технического состояния;
- дату и время выпуска и возвращения транспортного средства.
Сведения о перевозке , включаемые в обязательном порядке в путевой лист, должны содержать информацию о всех видах сообщения ( например, междугороднее, городское и прочие ) и видах перевозок, которые будут осуществляться в рамках запланированного рейса. Виды перевозок типизированы, к ним относятся регулярные перевозки, рейсы по заказу, транспортировка грузов и прочие.
Если у вас большие расходы на ГСМ, воспользуетесь бонусом от Ак Барс Банка. Он возвращает 10% при покупке топлива корпоративной картой МИР. Сотрудники оплачивают топливо на заправке картой, а 10% вернется вам на счет.
Нормирование топлива
Установление норм расхода бензина и других видов топлива является добровольным. Нормирование используется для контроля сохранности и выявления перерасхода (предотвращения хищений) у водителей. Нормы расхода устанавливаются приказом руководителя.
Базовые нормы расхода на 100 километров пробега вводятся на основании рекомендаций Минтранса или по данным документации завода-изготовителя. При необходимости, они могут корректироваться с учетом условий эксплуатации. Для грузового транспорта нормативный расход необходимо определять на пробег автомобиля в снаряженном состоянии без груза, а также — с учетом объемов транспортной работы, которая учитывает массу перевозимых грузов и пробег с грузом.
При эксплуатации транспортных средств в зимний период времени устанавливаются специальные коэффициенты, зимние надбавки в диапазоне от 5% до 20% — в зависимости от местности эксплуатации.
Важно: даты начала и окончания зимнего периода будут отличаться для разных субъектов России. Например, в Московской области это период с 1 ноября по 31 марта, а в Ненецком автономном округе — с 15 октября по 15 апреля. Длительность зимнего периода для целей нормирования топливного расхода установлены Постановлением Госстроя от 09.03.2004 № 36.
Собственные нормы ГСМ могут быть установлены на основании проведенных замеров. К примеру, в течение 2 месяцев проводятся замеры расхода топлива на каждом автомобиле, их также проводят в разное время года, с учетом разных условий ( например, езда в городе или по бездорожью будет давать разный расход топлива ). Составляется статистика, выводится средний показатель и его принимают за норму. Обоснование расчетов вам наверняка понадобится для подтверждения списания расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете.
Бухгалтерский учет приобретения топлива
Для учета ГСМ используется типовой счет 10 «Материалы», к которому для обособленного отражения этого типа активов может быть введен субсчет 10-3 «Топливо».
По дебету счета отражается приобретение бензина и иного топлива. Дебетовый оборот, как правило, отражается в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Кредитовый оборот показывает списание топлива, т. е. его расход или иное выбытие. Наиболее распространенными являются проводки в корреспонденции со счетами затрат.
Топливо, приобретенное у юридического лица (ИП) и оплаченное безналично , отражается типовыми бухгалтерскими проводками:
- Дт 10 Кт 60 — оприходование поступивших ГСМ;
- Дт 19 Кт 60 — начисление «входящего» НДС (при наличии);
- Дт 60 Кт 51 — оплата;
- Дт 68 Кт 19 — налог принят к вычету.
Откройте расчетный счет в Ак Барс Банке — реквизиты через пять минут после подачи заявки онлайн на сайте банка. Используйте для расчетов корпоративные карты , зарабатывайте кешбэк и получайте бонусы от партнеров.
При покупке топлива через подотчетное лицо учет имеет ряд особенностей. Основанием для отражения покупки в бухучете будут являться авансовый отчет и кассовый чек. Схема проводок будет следующей:
- Дт 71 Кт 50, 51— перечисление подотчетному сотруднику денежных средств;
- Дт 10 Кт 71 — оприходование ГСМ по факту предоставления авансового отчета и подтверждающих документов.
Если при приобретении топлива будет оформлен счет-фактура, то компания сможет принять к вычету «входящий» НДС. Вычет по кассовому чеку отражать возможно, но это несет значительные налоговые риски. Схема проводок при наличии счета-фактуры следующая:
- Дт 71 Кт 50,51 — перечисление подотчетному сотруднику денежных средств;
- Дт 60 Кт 71 — оплата бензина или иного топлива;
- Дт 10 Кт 60 — топливо принято к учету;
- Дт 19 Кт 60 — начислен «входящий НДС»;
- Дт 68 Кт 19 — налог принят к вычету.
Дополнительный вариант поступления ГСМ — расчеты с помощью топливных карт . Первоначально компания зачисляет деньги на лицевой счет карты в качестве аванса, который списывается по мере закупки топлива. Авансовые суммы не относятся к расходам. Затраты признаются на основании оформленных документов, чаще всего это товарные накладные и реестр операций по топливным картам. Проводки будут следующие:
- Дт 60.2 Кт 51 — авансирование расчетов по топливным картам;
- Дт 19 Кт 76.АВ — учтен НДС с аванса;
- Дт 68 Кт 19 — налог с авансового платежа принят к вычету;
- Дт 10 Кт 60.1 — топливо принято к учету;
- Дт 19 Кт 60.1 — «входящий» НДС с приобретенного топлива;
- Дт 68 Кт 19 — налог с купленного бензина принят к вычету;
- Дт 60.1 Кт 60.2 — зачтен аванс на сумму фактической покупки;
- Дт 76.АВ Кт 68 — восстановлен НДС с аванса.
Учет списания топлива
Операции выбытия отражаются в бухучете в соответствии с порядком, описанном в учетной политике. Правила списания ГСМ не зависит от способа поступления актива в организацию.
Объем списываемого топлива определяется одним из возможных способов:
- На основании данных путевых листов , если перевозки — это основной вид деятельности компании. Для безопасного признания расходов, документы должны иметь все обязательные поля (как для бухгалтерского учета, так и специфические реквизиты).
- На основании отчетных документов , сформированных по спутниковым данным. В частности, это могут быть сведения от ГЛОНАСС, GPS или иных систем. Это условие действует для компаний, которые не занимаются автоперевозками в качестве основного направления бизнеса. Отчетными документами могут выступать путевые листы, маршрутные листы, справки или иные отчеты. Для них действуют менее строгие правила оформления — для отражения в бухучете достаточно наличие только бухгалтерских реквизитов.
Для компаний, которые ввели нормированный расход ГСМ, по каждому перерасходу необходимо определять его причины, в зависимости от которых сверхнормативные затраты можно списывать:
- На обычные затраты, если перерасход оправдан и обоснован.
- На возмещение за счет виновных лиц, если они установлены.
- На прочие расходы, если затраты не обоснованы или виновные лица не определены.
Выбор бухгалтерского счета для отражения выбытия топлива зависит от основания списания:
- Дт 08 Кт 10 — при капитализации затрат при создании (строительстве) ОС;
- Дт 20, 23, 25, 26 Кт 10 — при использовании по обычным видам деятельности;
- Дт 91 Кт 10 — при списании обоснованного сверхнормативного расхода;
- Дт 91 Кт 10 — при реализации топлива;
- Дт 94 Кт 10 — отражение недостачи ГСМ.
Пополнить автопарк для бизнеса легко с программой лизинга от Ак Барс Банка — от легковых авто для сотрудников и руководителя до спецтехники. Не нужен дополнительный залог. Платежи можно учесть при расчете налога на прибыль.
Налоговый учет расходов на топливо
Для налога на прибыль стоимость топлива — это материальные или прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Этот тип затрат учитывается в расходах на основании тех же документов, по которым расходы отражаются в бухучете. Списание на затраты отражается в том периоде, за который были составлены учетные документы.
Если организация или предприниматель применяет упрощенную систему налогообложения , то закупка топлива и иные ГСМ учитываются в составе материальных затрат или в качестве затрат на содержание корпоративного транспорта. Затраты учитываются по общим правилам — только после фактической оплаты.
Важно отметить, что расходы на топливо для налога на прибыль и для упрощенки не нормируются. Это правило распространяется и для легковых автомобилей, и для других транспортных средств. Расходы, при наличии грамотно оформленных документов и оплаты (для УСН), можно признать в полном объеме.
Если организация в добровольном порядке установила собственные нормы расхода ГСМ, то затраты в пределах норматива списываются в общем порядке. Для сверхнормативных затрат возможно несколько вариантов учета:
- Учитывать в обычном порядке, если расход был обоснован.
- Списывать во внереализационные расходы после возмещения потерь виновным лицом.
- Учитывать во внереализационных расходах, если виновник перерасхода не установлен.
- Не отражать в расходах, т. е. относить на непринимаемые затраты.
Чек-лист по учету топлива
Шаг 1. Получить по заявленной операции (закупке, списанию) комплект документов. Перечень необходимых документов зависит от установленных в компании правил, используемых форм и специфики. У вас должны быть документы, подтверждающие не только расход топлива, но и его оплату — чеки, выписки банка.
Шаг 2. Проверить корректность оформления документов: наличие всех обязательных реквизитов, подписей, сумм, сведений о рейсе. При необходимости — провести контроль дополнительных (управленческих) данных.
Шаг 3. Отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учете организации. Аналитику счетов и суммы указать в зависимости от условий покупки (списания) топлива, наличия нормативов и целей использования.
Шаг 4. Если в организации расход ГСМ нормируется — выполнить расчеты для списания затрат в рамках норм и выяснить причины сверхнормативного расхода. Убедитесь, что в компании нормы расходов определены не на словах, а в локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами или отдельном положении по ГСМ, а также в учетной политике.
Шаг 5. Выполнить контроль проводок регламентированного учета. Проверить основные отчеты и корректность отнесения для расчета налогов.
Шаг 6. Архивировать первичные документы, при необходимости — предоставить информацию руководителю об объемах расхода топлива и затрат на него. Есть один важный момент — чеки на ГСМ часто быстро выцветают, рекомендуется делать их копии или сканировать и сохранять электронные копии (их можно заверить электронными подписями, при необходимости).
Корпоративная карта Мир с кешбэком
Верните до 15 000 ₽ за траты на топливо
Хотите узнать, как получить карту с кешбэком?
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и ответим на все вопросы:
- #бухгалтерский учет
- #налоговый учет
- #топливо
- #банк Ак Барс
- #нормируемые расходы
- #учет ГСМ
- #бухгалтерские проводки
Учет ГСМ в программе
Программа «Респект: Учет путевых листов и ГСМ» производит расчет расхода топлива и учет остатков и движения горюче-смазочных материалов грузовым и легковым автотранспортом в 1С.
Расчет производится на основе пробега автотранспорта и выполненной работы по грузоперевозке. В качестве топлива применимы следующие виды: бензин, дизель природный газ и т.д., при этом допускается использование на одном автомобиле несколько видов горючего одновременно, при условии хранения в разных баках.
Поступление топлива
Программа автоматизирует процесс учета остатков ГСМ в транспортных средствах. При этом есть возможность корректировки остатков в баках.
Поддерживаются следующие виды заправок:
- за наличные,
- по пластиковым картам,
- по заправочным талонам,
- со своего склада,
- заправка у поставщиков.
В дальнейшем по каждому виду заправки можно сформировать отчеты.
Нормы расхода ГСМ
При расчете расхода топлива автомобилем используют базовое нормы, которое определяется для каждой модели в качестве среднестатистической базовой единицы. Отдельно указываются нормы расхода, для расчета при выполнении транспортной работы.
В программе заложен справочник норм расхода топлива в разрезе моделей. Нормы расхода основываются на распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р с изменениями от 14.05.2014 N НА-50-р и от 14.07.2015 N НА-80-р. В дополнение к распоряжениям Минтранса, организация вправе установить нормы для расчета расхода топлива самостоятельно.
Порядок расчета расхода
При расчете могут быть использованы следующие предопределенные поправочные коэффициенты:
- климатический,
- виды населенных пунктов,
- высота дороги над уровнем моря,
- класс дороги,
- возраст и общий пробег автотранспорта,
- использование кондиционера или отопителя.
При необходимости можно задать собственные коэффициенты. Значение и сроки применения коэффициентов так же могут меняться пользователем.
Для легкового автотранспорта
Нормативный расход горючего для легковых автомобилей в программе определяется как произведение нормы расхода на пробег автомобиля. Далее если указаны, применяются поправочные коэффициенты.
Поправочные коэффициенты применятся как ко всему маршруту, так и к его участкам, к примеру, при движении внутри и вне населенного пункта.
Для грузового автотранспорта
Значение расхода ГСМ для грузовых автомобилей и автопоездов рассчитывается исходя из данных об общем пробеге, данных о транспортной работе в тонно-километрах. При использовании прицепа, учитывается его вес. Применяется норма расхода топлива для пробега грузового автомобиля и отдельно норма на каждую перевезенную тонну груза.
Далее применяются поправочные коэффициенты, зависимости от данных маршрута и установленных коэффициентов для транспортного средства.
Списание топлива в расходы
Списание ГСМ в расходы производится по данным из путевых листов. На основании выборки путевых листов за период формируется документ типовой конфигурации «Требование накладная», который формирует проводки списания ГСМ в 1С. Модуль интегрируется в типовые конфигурации: Бухгалтерия предприятия, УПП, Управление торговлей, Комплексная автоматизация.
При этом в зависимости от выборки путевых листов можно сделать несколько видов списания с отнесением затрат на соответствующий центр учета расходов. Выборки могут быть группированы по следующим параметрам:
- организации
- подразделения
- автомобиль
- вид ГСМ
- водитель
Таким образом, модуль учета ГСМ в 1С детализирует движение топлива после передачи со склада на транспортные средства, и затем списывает переданное топливо на соответствующие счета затрат по нормам.
Источник https://www.klerk.ru/blogs/akbars/533115/
Источник https://avtouchet.ru/soft/uchet-gsm-v-programme
Источник