Учет ГСМ

Учет ГСМ

Если компания владеет машинами, доставляет грузы, перевозит сотрудников или как-то еще эксплуатирует свой парк, приходится учитывать топливо и масла. Такой учет важно правильно оформлять, чтобы контролировать расход ресурсов. Расскажем, как учитывать ГСМ по путевым листам в бухгалтерском и налоговом учете.

Сервис сам рассчитает авансы и налоги

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке. Попробовать бесплатно

Что относится к ГСМ

  • топливо — бензин, дизель, сжиженный или сжатый газ;
  • смазочные материалы — масла моторные и трансмиссионные, пластичные смазки, специальные масла;
  • охлаждающие и тормозные жидкости.

Во многих организациях расходы на эти материалы довольно существенны, так что бухгалтеру важно вести корректный учет ГСМ, чтобы обосновывать эти расходы. Определять объемы использованного бензина помогают путевые листы.

Учет ГСМ

Что такое путевой лист

Путевой лист (ПЛ) — документ, который фиксирует маршрут автомобиля. В бухгалтерии путевой лист используют в качестве первичного документа, чтобы подтвердить расход бензина. ПЛ заполняют по новым правилам технического контроля автотранспорта, которые вступают в силу с марта 2023 года (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390).

Если работа на транспортных средствах — основной вид деятельности компании, нужно составлять ПЛ при любой эксплуатации машин и применять форму путевого листа с обязательными реквизитами (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368):

  • сведения о перевозке;
  • марка прицепа;
  • время выезда и возвращения автомобиля.

Если автомобиль используют только для производственных и административных нужд, можно разработать путевой лист самостоятельно, с учетом закона «О бухучете» и ФСБУ 27/2021 и утвердить форму в учетной политике.

Но чаще всего компании используют листы, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №7: эти формы отличаются в зависимости от типа авто: легковой, грузовой.

Путевые листы нужно не просто заполнять, еще их регистрируют в журнале путевых листов, так как учет ГСМ невозможен без учета путевых листов. Если вид деятельности компании не связан с автотранспортом, путевые листы можно составлять и регистрировать с такой частотой, чтобы обосновать расходы на ГСМ (письмо Минфина от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327).

С марта 2023 года путевые листы можно оформлять в электронном виде, формат электронных ПЛ уже утвержден (закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ, приказ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ ФНС).

Как учесть расход ГСМ в путевом листе

В формах путевых листов есть специальные поля, в которых прописывают объемы горючего: сколько выдано, сколько осталось — а также показания пробега ТС на начало и конец пути. По этим записям несложно вычислить истраченный за поездку объем топлива.

Если организация пользуется путевыми листами, в которых не отражают объем истраченных ГСМ, а вносят только пробег, тогда объемы топлива рассчитывают по таблицам из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. В этом документе прописаны нормы расхода горючего для разных марок автомобилей.

Так что путевой лист помогает рассчитать фактические затраты горючего или списать их по нормативу. Расчет на основе ПЛ попадает в бухгалтерский и налоговый учет. Но если речь идет о заправке бензопилы или мотоблока, для учета применяется акт о списании ГСМ — в акте указывают объем израсходованного бензина.

bk

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Как оформлять ГСМ в бухучете

Учет ГСМ ведут по фактической стоимости согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы». Если водитель покупает бензин за свой счет, в учете это оформляется на основании авансового отчета и чеков АЗС. Если бензин покупают по топливной карте, в учете его оформляют на базе отчета организации — держателя карты.

Списывать ГСМ по себестоимости каждой единицы невозможно, поэтому горючее списывают можно такими способами:

  • по средней себестоимости — стоимость остатков ГСМ складывают со стоимостью поступления и делят на общий объем остатка и поступления;
  • по себестоимости запасов, которые куплены первыми по времени (ФИФО).

Для оформления ГСМ используют бухгалтерский счет 10, открывают к нему отдельный субсчет: по дебету учитывают приход горючего, по кредиту — списание. Бухгалтер рассчитывает фактическое или нормативное количество использованного ГСМ и умножает его на стоимость единицы топлива. Сумму списывают проводкой:

  • Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10-3.

В налоговом учете ГСМ учитывают как материальные или прочие расходы. Если основная деятельность компании связана с эксплуатацией машин, тогда ГСМ — материальные затраты (п. 1 ст. 254 НК РФ). Если же машины используются как служебные, тогда ГСМ — это прочие расходы (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Есть и другой вопрос: надо ли нормировать расходы на ГСМ в налоговом учете? По закону ГСМ можно учитывать и по фактическому потреблению, и по расчету исходя из норм. Налоговый кодекс не обязывает принимать расходы топлива в учет только по фактическим нормам, хотя в путевых листах рассчитывается его фактическое потребление.

Читать статью  Как вредит двигателю плохой бензин

Объем потраченного топлива можно вычислять по нормативам из распоряжения №АМ-23-р: в этом документе говорится, что они подходят в том числе для расчетов по налогообложению. Это подтверждает и Минфин в своих письмах (от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097). Даже если в распоряжении №АМ-23-р нет норм потребления топлива для автомобиля, которым владеет организация, эти нормы можно разработать и утвердить при поддержке научных организаций, а до этого момента использовать нормы, которые указаны в технической документации автомобиля (письмо Минфина от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

Налоговый кодекс не разъясняет, как организация должна действовать в описанной ситуации. Если компания установит нормы списания ГСМ, а затем превысит их и спишет в расходы сверхнормативную сумму, ФНС может отказаться признать это расходам. Тогда инспекторы могут доначислить налог на прибыль, а суд может поддержать эту позицию — такие случаи в судебной практике есть (постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Пример оформления ГСМ в учете

Рассмотрим на примере, как оформляется в бухгалтерском и налоговом учете закупка и списание бензина.

ООО «Бирюза» работает в Москве. В марте он закупил 80 л бензина по цене 50 рублей (без НДС). На начало марта запас бензина той же марке у организации составлял 40 литров, его средняя себестоимость — 46 рублей. 25 л бензина истратили в поездках на автомобиле, который используется для служебных поездок руководства. Материалы в организации оценивают по средней себестоимости.

При поступлении бензин оформили в учете проводками:

  • Дт 10 Кт 60 — 4 000 рублей — оприходовали бензин;
  • Дт 19 Кт 60 — 800 рублей — отразили НДС.

Средняя себестоимость бензина для списания за сентябрь: (40 л * 46 рублей + 80 л * 50 рублей) / (40 л + 80 л) = 48,66 рублей.

Способ 1. Учет ГСМ при списании по факту

Водитель сделал в путевом листе отметки: на начало поездки в баке 5 л, выдано 25 л, после рейса осталось 10 л.

Фактическое использование: 5 + 25 — 10 = 20 л.

Бухгалтер спишет сумму: 20 л * 48,66 = 973,33 рубля и оформит проводкой:

  • Дт 26 Кт 10 — 973,33 рубля — списание бензина.

Способ 2. Учет ГСМ при списании согласно нормам

Водитель сделал в путевом листе отметки о пробеге: на начало поездки 7 500 км, в конце — 7 570 км. За поездку пройдено 70 км.

В распоряжении №АМ-23-р для расчета потребления бензина есть формула: норма расхода бензина = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Здесь Hs — норма расхода топлива для конкретной марки машины, S — пройденное расстояние, D — поправочный коэффициент, отличается в зависимости от региона. Находим в таблице значения и подставляем их в формулу:

0,01 * 8 л * 70 км * (1 + 0,01 * 10) = 6,16 л.

Бухгалтер спишет сумму: 6,16 л * 48,66 рублей = 299,75 рублей. Проводка будет точно такой же.

Автомобиль используют в служебных целях, так что расходы на ГСМ относятся в налоговом учете к прочим расходам, они будут равны суммам, которые оформлены в бухгалтерском учете.

Сервис сам рассчитает авансы и налоги

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.

Учет ГСМ-2022: какие документы нужны для подтверждения расходов, как рассчитать нормировку и компенсировать ГСМ сотрудникам

Грамотный учет горюче-смазочных материалов позволяет планировать закупку топлива, учитывать издержки в полном объеме, контролировать расход ресурсов. Какие механизмы учета топлива существуют, какие нормы можно использовать в работе, как правильно оформлять путевой лист — вы узнаете из этой статьи.

Учет ГСМ-2022: какие документы нужны для подтверждения расходов, как рассчитать нормировку и компенсировать ГСМ сотрудникам

Нормы расхода на ГСМ

  • топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
  • смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, смазки);
  • тормозные и охлаждающие жидкости.

Контроль за расходом топлива и смазочных материалов обычно ведется в специальной ведомости учета и движения ГСМ.

Научим всему, что необходимо бухгалтеру знать для заполнения и сдачи отчетов общей системы. Вы отработаете заполнение деклараций, будете уверены в своих навыки и сдадите отчетность в налоговую без ошибок! У вас будут самые актуальные знания по всем изменениям 2023 года. Курс с экспертной поддержкой и тестированием, скидка 65 % до 22 сентября, стоимость обучения 26000 9100 руб. Успейте записаться по акции

В бухгалтерском и налоговом учете основная задача списания ГСМ относится к 1-й группе (топливо), так как его расход при эксплуатации автомобиля несоизмеримо выше, чем охлаждающей жидкости.

Способ учета расходов на ГСМ нужно утвердить в учетной политике. Здесь надо отразить, будет ли компания нормировать расходы и если да, то по каким нормам списывать — собственным или утвержденным Минтрансом.

Нормативы можно использовать не только для списания ГСМ, но и для планирования закупки топлива. Этот момент особенно актуален, если речь идет о транспортном предприятии.

Ранее Минфин утверждал, что расходы на ГСМ нужно учитывать с применением норм, которые были утверждены распоряжением Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Списывать топливо по своим лимитам разрешалось только в том случае, если в распоряжении нет норм на нужный автомобиль.

Позже чиновники согласились, что нормировать расходы на топливо необязательно (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Однако нормы помогают экономически обосновать расходы на ГСМ. Операции по списанию топлива в пределах лимита не вызовут нареканий со стороны налоговой инспекции. Расходы сверх лимита компании придется обосновать.

На практике зачастую требуется устанавливать собственные нормы расхода для автомобилей, так как утвержденные показатели не всегда соответствуют фактическим.

Принятые для учета нормы, независимо от того, свои или Минтранса, необходимо утвердить приказом руководителя.

Читать статью  Термомасляные котлы. Эффективное решение для отопления и теплоснабжения

Как рассчитать норму расхода на ГСМ

Наиболее безопасный и удобный способ определения норм расхода ГСМ — это использовать показатели, установленные Минтрансом. Если для автомобиля нет утвержденных Минтрансом норм или организация решила использовать другие показатели, она вправе установить свой лимит.

Рассчитать нормы разных марок авто можно двумя способами.

  1. Самый простой способ удобно использовать для расчета норм новых автомобилей. За основу можно взять технические характеристики автотранспорта в документации от завода-изготовителя. Такой подход соответствует позиции Минтранса.
  2. Другой способ подразумевает использование контрольных замеров. Для этого в пустой бак автомобиля, по которому разрабатывают нормы, заливают фиксированное количество топлива, например, 100 литров.

Затем автомобиль выпускают на маршрут до полного опустошения бака. Контрольная комиссия снимает показания одометра до выезда авто и после приезда и путем деления литров на километраж высчитывает, сколько топлива надо для проезда одного километра пути.

Полученный показатель фиксируют в акте и подтверждают подписью всех членов контрольной комиссии. Акт контрольного замера расхода топлива вы можете скачать по ссылке.

Так как расход бензина зависит от разных факторов, лучше произвести замеры в различных ситуациях использования авто: для груженого и порожнего транспорта, в летнее и зимнее время, в дождь и снег. Отдельно следует зафиксировать расход топлива во время простоя с включенным двигателем.

Такой способ нормирования довольно сложный. Так как для учета всех вариантов потребуется неоднократно повторять контрольные замеры, и это только по одному виду транспорта.

Чтобы облегчить задачу, можно воспользоваться следующим вариантом. Утвердить один стандартный норматив и повышающие коэффициенты для разных сезонов, степени загрузки, езды по городу или по трассе.

Организациям, использующим спецтехнику, лучше воспользоваться нормами, которые утверждают отраслевые ведомства. Например, для предприятий лесной промышленности это будут нормы, утвержденные Приказом Рослесхоза от 13.09.1999 № 180.

Списание расходов на ГСМ

Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия отражается в учете на основании первичных документов. Основным документом для списания ГСМ является путевой лист, который оформляется отдельно на каждую единицу автотранспорта. На основании этого документа расходы на топливо учитывают в составе материальных или прочих расходов на содержание служебного транспорта.

Чтобы расходы по путевому листу не подвергались сомнению со стороны налоговиков, документ должен быть правильно оформлен и содержать определенные реквизиты. Правила заполнения путевых листов утверждены приказом Минфина от 11.09.2020 № 368 и действуют до конца 2026 года.

Согласно документу в путевом листе должны быть заполнены следующие реквизиты.

  • Наименование и номер. В наименовании указывают тип транспортного средства — легкий, грузовой, автобус и др. В заголовке проставляют номер в хронологическом порядке.
  • Срок действия путевки. Порядок и сроки составления путевого листа определяют самостоятельно и прописывают в учетной политике. Путевку можно оформлять на один день, один рейс, если его длительность превышает один день, и на более длительный период, независимо от продолжительности поездки.

При оформлении путевого листа на один день или один рейс в заголовке потребуется указать соответствующую дату, когда совершается выезд. Если путевой лист открывается на время рейса, прописывают даты начала и окончания рейса, например, с 13.01.22 по 16.01.22.

При заполнении путевки на определенный период при каждом отправлении и возвращении из рейса нужно проставлять дату и время. Так как типовая форма путевого листа не предусматривает такой возможности, потребуется разработать свой бланк и утвердить его в учетной политике.

  • Данные о владельце автотранспорта. Заполнение этого поля отличается для организаций и предпринимателей. Организации заполняют наименование, организационно-правовую форму, ОГРН, адрес и телефон. Бизнесмены вписывают Ф.И.О., ОГРНИП, почтовый адрес и телефон.

Данные нужно указать в соответствии с учредительными документами. Любые ошибки при заполнении реквизита о владельце автотранспорта могут привести к снятию расходов по этому путевому листу, так как налоговые инспекторы не смогут идентифицировать компанию или ИП в реестре налогоплательщиков.

  • Тип, марка и госзнак транспортного средства. Эти сведения заполняют по данным СТС и ПТС автомобиля. Если используется машина с прицепом, нужно указать модель и госномер прицепа.
  • Показания одометра при выезде на смену и возвращении в парк. Эти сведения являются ключевыми, так как по ним определяют пробег авто и расход топлива. Пробег нужно указывать в полных километрах без десятичных знаков.

Километраж по отдельным участкам маршрута должен совпадать с общим пробегом по путевому листу. Отсутствие показаний одометра является основанием для отказа в расходах по налогу на прибыль со стороны ИФНС.

Если одометр неисправен, нужно указать это в соответствующем поле путевого листа и составить акт о наличии дефекта. К путевке нужно будет приложить документ, подтверждающий пробег автомобиля. В частности, для учета километража можно данные системы ГЛОНАСС.

  • Дата и время выезда из автопарка. Укажите дату и время в часах и минутах, когда машина покинула гараж и вернулась обратно. Укажите время прибытия в промежуточные точки маршрута для подтверждения использования авто в служебных целях.

Если в листе стоит дата выезда в выходной, нужно подтвердить документально привлечение сотрудника к работе в этот день.

  • Отметка о техническом контроле состояния транспортного средства. Контроль за состоянием транспорта напрямую влияет на безопасность пассажиров и водителя. Механик, заполняющий в путевке реквизит об исправности транспорта перед выездом и при въезде в парк, подтверждает, что автомобиль не сломается и не создаст аварийную ситуацию на дороге.
  • Заполнять этот реквизит нужно только в том случае, если компания и предприниматель профессионально занимаются перевозками или они осуществляются грузовым транспортом или автобусом.
  • Сведения о водителе и результат медосмотра. Здесь нужно указать Ф.И.О. водителя, дату и время проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Дополнительно можно указать номер водительского удостоверения, но это необязательный реквизит.
Читать статью  Что будет, если залить не тот бензин

Проходить медицинское освидетельствование должны все работники, принятые на должность водителей (ст. 23 закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). Также медосмотр обязателен для сотрудников, работа которых связана с постоянными разъездами.

Какие новые правила по ГСМ в 2023 году? Рассказывают эксперты на курсе «Клерка». Расскажем все новые правила и как с ними работать без штрафов.

По итогам предрейсового медосмотра медработник ставит штамп с надписью о допуске к работе, свою подпись, расшифровку и дату. По итогам послерейсового осмотра медработник ставит штамп о прохождении осмотра, подпись, расшифровку и дату.

Если путевой лист оформлен на нескольких водителей, в нем должна стоять отметка о медосмотре всех, указанных в листе, водителей. Если предрейсовый осмотр обязателен для всех водителей, то послерейсовый должны проходить только те работники, которые перевозят пассажиров и опасные грузы (ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

За выпуск в рейс водителя без медосмотра или при наличии медицинских противопоказаний установлена административная ответственность в виде штрафа. Должностных лиц могут оштрафовать на сумму до 25 тыс. рублей, юридических лиц — на сумму до 130 тыс. рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП). При повторном нарушении деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

  • Сведения о перевозке. Этот реквизит появился в 2021 году. Здесь нужно указать виды сообщения и перевозки. К виду сообщений относится городское, пригородное, междугородное и международное. Если видов сообщений несколько, их нужно перечислить через запятую.

Порядок заполнения вида перевозки Минтранс пояснил в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ, согласно которому в графе «Вид перевозки» нужно указать один из следующих видов перевозки — регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд.

Кроме обязательных, в путевом листе можно указать любые дополнительные реквизиты, связанные с особенностями работы предприятия.

Важно отметить, что при самостоятельном техобслуживании транспорта и технических средств также может потребоваться топливо и другие горюче-смазочные материалы. В этом случае расходы списывают не на основании путевого листа, а на основании акта. Акт о списании ГСМ вы можете скачать по ссылке.

Кроме того, транспортные компании могут списывать естественную убыль бензина, если они имеют собственные емкости для его хранения и разрешение на закупку и хранение ГСМ. Однако это дозволено делать, только если не нарушается техника работы с топливом.

Чтобы избежать проблем с излишними недостачами и чрезмерным списанием топлива, необходимо разработать инструкцию по работе с ГСМ и ознакомить с ней сотрудников. Инструкцию по работе с ГСМ можно скачать по ссылке.

Приказ о нормах расхода на ГСМ

Независимо от выбранной формы учета нормы расхода на ГСМ нужно утвердить приказом руководителя. Он требуется для того, чтобы экономически обосновать затраты на топливо. Приказ об утверждении норм расхода ГСМ можно скачать по ссылке.

В приказе 2022 года нужно утвердить нормы расхода на каждый автомобиль, прописать вид топлива и, если есть, надбавочные коэффициенты. Чтобы не дублировать приказ несколько раз в году, целесообразно сразу прописать в документе летние и зимние нормы.

При наступлении холодов или оттепели руководитель вправе изменить срок действия надбавок своим приказом. Для правильного расчета сезонного повышения нормы можно воспользоваться таблицей значений, утвержденной Минтрансом в Распоряжении от 14.03.08 № АМ-23-р.

Компенсация расходов на ГСМ

Если у предприятия нет в наличии транспорта, работник может задействовать свой автомобиль для выполнения служебных обязанностей. За использование личного транспорта организация обязана выплатить работнику компенсацию.

Возмещение расходов на бензин выплачивается работнику при соблюдении следующих условий:

  • руководитель согласовал работнику использование личного автомобиля;
  • сотрудник подтвердил расходы первичными документами (чеками, путевыми листами);
  • работник должен быть официально устроен в компанию.

Для корректного ведения учета нужно закрепить условия выплаты компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору. В документе можно указать особые условия работы, сумму компенсации, марку и номер автомобиля, необходимость предоставления подтверждающих документов.

Далее нужно утвердить выплату приказом руководителя о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях. Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля можно скачать по ссылке.

Учет расходов на ГСМ осуществляется в разрезе каждого работника. В бухучете издержки на ГСМ относятся к коммерческим или общехозяйственным расходам.

Закон ограничивает сумму компенсации для легковых автомобилей. Максимальные суммы выплат указаны в постановлении Правительства от 08.02.02 № 92. Нормативы зависят от объема двигателя:

  • для двигателя объемом до 2 000 куб. см. — 1 200 рублей;
  • двигателей свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей.

За использование грузового личного автотранспорта сотруднику выплачивают компенсацию, покрывающую издержки, понесенные в процессе выполнения служебных обязанностей. Компенсационная выплата не облагается НДФЛ и взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК), так как не является оплатой труда работника.

Расходы на ГСМ при УСН

При упрощенной системе налогообложения есть некоторые особенности учета ГСМ. Компании и бизнесмена на УСН с объектом «Доходы» не учитывают расходы на ГСМ, здесь в налогообложении учитываются только доходы (п. 1 ст. 346.18 НК).

При УСН с объектом «Доходы минус расходы» к учету можно принять только подтвержденные документально и оплаченные расходы на приобретение топлива. В составе материальных расходов можно списать затраты на топливо при оказании автотранспортных услуг. Расходы на ГСМ для служебного автомобиля относятся к прочим расходам (п. 2 ст. 346.16 НК).

Признать расходы можно только при выполнении следующих условий:

  1. ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности и оплачены;
  2. расходы должны быть подтверждены первичными документами, как и при расчете налога на прибыль (путевые листы, чеки АЗС).

С таким подходом согласны и налоговые органы (письмо ФНС от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988).

Источник https://www.b-kontur.ru/enquiry/43420-uchet_gsm

Источник https://www.klerk.ru/buh/articles/534060/

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *